Projektový manažment

Podstatnou podmienkou úspešného zakončenia celého projektu je často podceňovaná identifikácia, analýza a riadenie zúčastnených a zainteresovaných subjektov v projekte už v úvodnej fáze projektu.

Medzi zúčastnené strany, okrem projektového tímu patria všetci, kto akýmkoľvek spôsobom participuje na vývoji, kontrole, dodávkach podkladov a pripomienkovaní projektu, v podstate ktokoľvek kto príde do kontaktu s projektom pred jeho samotným spustením a to v interných aj externých štruktúrach nositeľa projektu.

V prvom rade je nevyhnutné identifikovať všetky relevantné strany v projekte, pričom okrem tých subjektov (osôb), ktoré majú zjavný a priamy vplyv na daný projekt (napríklad majú pozíciu/ právomoci na jeho ovplyvnenie), je nevyhnutné identifikovať aj tie s nepriamym vplyvom na projekt. Zároveň je nutné identifikovať aj tých, na ktorých bude mať projekt priamy alebo nepriamy vplyv a tiež tých, ktorí majú vplyv na zdroje potrebné na realizáciu projektu (personálne, finančné, materiálne) – ak ide o tých istých ako v predchádzajúcich prípadoch, teda ak sa pri jednom aktérovi krížia viaceré možné vplyvy na projekt (vyplývajúce z viacerých pozícií), je potrebné uviesť podrobný zoznam všetkých možných vplyvov tejto osoby na projekt. V neposlednom rade je potrebné identifikovať osoby, ktoré majú schopnosti alebo zručnosti na realizáciu projektu a osoby, ktoré môžu mať z projektu z osoh alebo naopak nebudú mať z jeho realizácie osoh. Dôkladná identifikácia všetkých zúčastnených strán a podrobná analýza ich vplyvu na projekt je základom úspešnej realizácie projektu.

Po podrobnej identifikácii všetkých relevantných priamych a nepriamych aktérov – zúčastnených strán, je potrebné podrobne analyzovať ich vplyv na projekt. Určenie spôsobu ich vplyvu (akým spôsobom ovplyvňujú projekt), určenie ich potenciálneho / reálneho stretu záujmov počas budúcej implementácie projektu a tiež určenie záujmov jednotlivých aktérov v súvislosti s projektom umožní následne vypracovať maticu riadenia, určiť formy a úrovne komunikácie smerom k jednotlivým aktérom, stratégiu komunikácie voči jednotlivým aktérom a tiež systém preventívnych opatrení pri komunikácii počas tvorbe a implementácii projektu. Podrobná analýza získaných informácií o jednotlivých zúčastnených strán slúži tiež k spracovaniu SWOT analýzy vplyvov na projekt a určeniu ďalšieho postupu.

Po identifikácii a analýze zúčastnených strán je potrebné vypracovať stratégiu komunikácie voči zúčastneným stranám počas tvorby a implementácie projektu, systém preventívnych opatrení na možné rušivé vplyvy a konflikty záujmov, určiť úrovne komunikácie (ak je to potrebné), určiť kľúčových aktérov, určiť stratégiu na získanie podpory čo najväčšieho počtu zúčastnených strán v záujme úspechu projektu a vybrať aktérov, ktorí budú zapojení do priamej tvorby a implementácie projektu a tých, s ktorými bude potrebné komunikovať bez ich priameho zapojenia.

V poslednej fáze je potrebné vypracovať maticu riadenia, určenie systému riadenia, hlavných úloh jednotlivých aktérov a ich vzájomné vzťahy, systém práce a spôsob kontroly a vyhodnotenia práce.

verejne sprístupnené dielo MEDIA COELI ^® podmienky: www.mediacoeli.sk

Informácie: MEDIA COELI ^®, Pekárska 11, 917 01 Trnava, Slovakia, info@mediacoeli.sk,

SK, CZ: 00421911907188, English, French, German: 00421904807188